Корректировка остатков отпусков прямо из отчета:
1. Умеет выводить остатки отпусков на дату.
2. Умеет отображать данные среднего заработка (создает фиктивный документ "Начисление отпуска" с соответствующим комментарием).
3. Главное - позволяет быстро корректировать остатки отпусков на любую дату, а так же удалять корректировки прямо из отчета!
Отчет будет работать в конфигурация ЗУП 2.5 и УПП 1.2 (1.3). В старых может не заработать, т.к. изменились общие модули расчета остатков отпусков.
Отчет создан для удобного ввода остатков отпусков сотрудников, которые типовым механизмом внести довольно сложно. Типовой механизм позволяет вводить остатки на конец рабочего года сотрудников, в то время как мой отчет делает это на любую дату и в более легкой форме.
Предупреждаю, что отчет не учитывает смещение рабочего года в случаях декретниц или отпусков за свой счет свыше 14 дней. Он создан, чтобы упростить корректировку уже посчитанных на дату остатков.
Чтобы выводить расчетные данные (галочка "Расчет среднего"), необходимо иметь права расчетчика, под правами кадровика работает все кроме среднего заработка. Для расчетных данных в системе создается фиктивный документ "Начисление отпуска" с комментарием "Документ для расчета компенсации отпуска", который после расчета остается лежать в системе для следующего раза.
Отчет был многократно доработан для учета множества нюансов настройки отпуска в программе.
Причины купить
Если у вас есть больше 30 сотрудников и остатки в 1С не сходятся с рассчитанными вами, вам лень высчитывать остатки на конец рабочего года каждого сотрудника и вводить их по каждому сотруднику отдельно. Обычно это бывает после переноса данных или когда не вели в 1С остатки отпусков, но хочется избавиться от Excel. Механизм разработан и опробыван на больших организациях (более 2000 сотрудников в каждой).
Достоинства
Отчет будет работать в конфигурация ЗУП 2.5 и УПП свежих релизов. В старых может не заработать, т.к. изменились общие модули расчета остатков отпусков.
Отчет создан для удобного ввода остатков отпусков сотрудников, которые типовым механизмом внести давольно сложно. Типовой механизм позволяет вводить остатки на конец рабочего года сотрудников, в то время как мой отчет делает это на любую дату и в более легкой форме. Предупреждаю, что отчет не учитывает смещение рабочего года в случаях дикретниц или отпусков за свой счет свыше 14 дней. Он создан, чтобы упростить корректировку уже посчитанных на дату остатков.
Чтобы пользоваться расчетным функционалом, необходимо иметь права расчетчика. В этом случае ставим галочку "Расчет среднего" и получаем расчетные данные из фиктивного документа "Начисление отпуска", расчитанным на эту дату.
Статья 114 Главы 19 ТК РФ
гласит:
«Работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка»
. Соответственно, в любой организации существует необходимость учета и хранения данных о периодах нахождения сотрудников в ежегодном отпуске.
Работникам кадровой службы
, а в небольших организациях и
, требуется где-то хранить данные о периодах отпуска и рассчитывать остаток дней неиспользованного отпуска.
В большинстве случаев для хранения этих данных используются бумажные носители или создаются электронные таблицы. Это хорошо в небольших организациях, а если сотрудников много?
Также работникам могут полагаться дополнительные дни ежегодного отпуска, предусмотренные статьями 116 -119 Главы 19 ТК РФ, которые тоже нужно учитывать и хранить.
Как избежать ручного расчета и автоматизировать данный процесс? При помощи каких программных продуктов? Далее мы покажем реализацию данной задачи при помощи программного продукта «1С:Зарплата и Управление персоналом 8» .
Мы ознакомим вас с механизмом хранения данных об отпусках и расчета остатков дней отпуска, реализованным в данной программе. Этот механизм в последних релизах программы был дополнен и усовершенствован. Он прост в обращении, нагляден и доступен для понимания даже пользователю, незнакомому с программами линейки «1С:Предприятие 8» .
Пользователю потребуется лишь выполнить некоторые настройки для учета дней фактически отгулянного отпуска. То есть сделать выбор, каким видом документов будет производиться регистрация факта отпуска. В программе отпуска регламентированного учета могут регистрироваться либо Кадровыми документами (т.е. документом «Отпуска организации»), либо Расчетными документами (т.е. документом «Начисление отпуска работникам организации»).
Нужно отметить, что в ПП «1С:Зарплата и Управление персоналом 8» существует возможность регистрировать факт компенсации отпуска в денежной форме. Делается это через документ «Начисление отпуска сотрудникам организации» в разделе«Компенсация отпуска». Такой документ регистрирует эти оплаченные дни, как отгулянные. Если на предприятии практикуется денежная компенсация отпуска, то при настройках параметров учета нужно установить признак «Расчетными документами».
Поэтому перед началом работы в программе нужно учесть все факторы и определиться, каким видом документов будет производиться регистрация факта отпуска и произвести соответствующую настройку
в параметрах учета. Эту настройку после начала ведения учета в программе лучше не изменять.
Настройка параметров учета. Кадровый учет
Так же пользователю дается возможность настроить округление дней отпуска при увольнении.
Округлять дни отпуска при увольнении
НЕ округлять дни отпуска при увольнении
Что нужно сделать, чтобы начать учет ежегодных отпусков
в программе? Данные обо всех видах отпусков, используемых в программе, как для регламентированного, так и для управленческого учета, хранятся в справочнике «Виды ежегодных отпусков»
. Основной ежегодный отпуск уже настроен в программе, а остальные виды отпусков пользователь может создавать сам.
Виды ежегодных отпусков
А что делать, если на предприятии существует должность, для которой предусмотрен более длительный отпуск (ст. 116 - 119 гл. 19 ТК РФ)
? Предусмотрена ли такая ситуация в программе? Да, пользователь может для определенной должности указать количество дней отпуска
.
Настройка количества дней отпуска для определенной должности
Следующая ситуация: в организации работает сотрудник, у которого количество дней отпуска в год отличается от других работников . И такая задача решаема.
Через «Остатки отпусков»
, для сотрудника можно указать количество дней отпуска.
Настройка количества дней отпуска для определенного сотрудника
Как говорилось ранее, для расчета основного ежегодного оплачиваемого отпуска в базе уже осуществлены определенные настройки: созданы вид ежегодного отпуска и предопределенный вид расчета «Оплата отпуска по календарным дням»
.
Оплата отпуска по календарным дням
А как же хранить данные по дополнительному ежегодному отпуску ? Также как и по основному, но нужно лишь сделать некоторые настройки.
Для расчета остатка дней по дополнительному ежегодному отпуску нужно сначала создать «Вид ежегодного отпуска»
.
Вид ежегодного отпуска
Количество дней отпуска в год можно указать для всех сотрудников предприятия, индивидуально для сотрудника через форму«Остатки отпусков» , либо задаются для должности через справочник «Должности организации» .
Остатки дней дополнительного ежегодного отпуска хранятся и рассчитываются по аналогии с основным отпуском.
Для расчета дополнительного ежегодного оплачиваемого отпуска требуется создать и настроить план вида расчета, у которого вид времени по классификатору указано «Дополнительный отпуск»
и указать вид ежегодного отпуска.
Оплата дополнительного отпуска
Регистрация дополнительного отпуска осуществляется кадровым документом «Отпуска организации» и расчетным документом«Начисление отпуска сотрудникам организации» в разделе «Дополнительный отпуск» .
А как получить данные по остаткам дней отпуска?
Для просмотра остатков дней отпуска можно воспользоваться «Отчетом по отпускам»
.
Конечно же, возникает вопрос, как действовать при переходе на «1С:Зарплата и Управление персоналом 8» с других программ? Если был осуществлен перенос данных из программы «1С:Зарплата и кадры 7.7» , то данные об отпусках перенесутся автоматически. В остальных случаях данные об остатках дней отпуска нужно вносить руками в форму «Остатки отпусков» по кнопке «Редактировать остаток отпуска» .
Перенос данных об отпусках
Итак, мы видим, что механизм, реализованный в программе «1С:Зарплата и Управление персоналом 8» , послужит отличным помощником при расчете дней неиспользованных дней отпусков.
Сводный отчет по остаткам отпусков сотрудников организации с детализацией по фактически использованным отпускам.
Отчет позволяет получить сводную информацию по накопленным остаткам отпусков по сотрудникам организации на любую дату. При формировании отчета используется механизм работы с внешними наборами данных СКД.
Учтена возможность использования отчета в информационных базах с ограничением доступа на уровне записей.
Учитывается возможность настройки предоставления дополнительного отпуска всем сотрудникам организации
При формировании основного запроса учитываются отборы по подразделению и сотруднику установленные в настройках отчета. Первичный запрос формируется на основании регистра сведений "Работники организаций". Открыт модуль объекта.
Начиная с релиза 2.5.52.1 в конфигурации 1С ЗУП используется новый механиз расчета остатков отпусков. Сводный отчет переработан с учетом последних изменений конфигурации. Отчет можно формировать, использую для расчета остатков как новый, так и старый механизмы. Детальная справка по сотруднику так же формуруется в зависимости от выбранного опциона - либо старого образца, либо нового.
Добавлена возможность формирования отчета в УПП (тестовый вариант). Исправлена работа с отбором. Исправлена работа с регистраторами без прав на просмотр.
Учтены изменения релиза конфигурации 2.5.57.1
учтены изменения релиза конфигурации 2.5.66.2 (в типовую конфигурацию добавлен модуль Пользователи)
Добавлена поддержка конфигурации ЗКБУ
Переработан интерфейс. Добавлена возможность формирования отчета в управляемом приложении. Добавлена возможность формирование отчета по спискам организаций и сотрудников.
Вернул возможность использования настроек компоновки отчета. На командной панели добавил кнопку снятия защиты таблицы, для возможности сохранения отчета в Excel.
Если в настройках программы установлен параметр регистрации фактических отпусков, то детализация в отчете будет до документа изменившего остатки отпусков. Для отчета не важно какой тип документа списывает фактические отпуска.
Детализация отчета до документа регистратора фактически использованных дней отпуска.
В отчете предусмотрена возможность формирования штатной справки по остаткам отпусков по текущему сотруднику. Двойной клик мыши на сотруднике вызывает диалог расшифровки с выбором формирования справки по сотруднику, либо дополнительной детализации по отчету.
Отчет изначально выводится по всем сотрудникам организации. Дополнительные ограничения можно настроить используя отборы по интересующим вас параметрам.
Для вывода только работающих сотрудников необходимо установить дополнительный отбор: например по дате увольнения.
пример включения в отчет только сотрудников оформленных по основному месту работы и по трудовому договору:
Отпусков предполагает следующие этапы:
- планирование важных мероприятий на год, т.е. еще до начала планирования отпусков необходимо определить промежутки времени, где отсутствие работников нежелательно или невозможно в силу производственной необходимости;
- создание работниками или их руководителями документов с желаемыми отпусками;
- принятие решения об утверждении или отклонении отпусков, результатом которого будут записи в графике отпусков;
- перепланирование отпусков, которым было отказано в утверждении (при необходимости).
Традиционно, результатом планирования отпусков является график отпусков, который составляется на один год.
Для правильной работы инструмента необходимо внести данные об имевшихся ранее отпусках. Для этого достаточно создать один документ и внести в него отпуск на каждого сотрудника. Установить в документе реквизит «Решение» равным «Утвержден» и провести документ задним числом.
Для продуктивной работы желательно внести в систему данные по мероприятиям на период планирования отпусков.
Методы принятия решения по предоставлению отпусков работникам на каждом предприятии могут быть различными. Но все же существуют ряд показателей, которые влияют на принятие такого решения:
- размер доступного работнику отпуска на день планируемого ухода в отпуск;
- должность работника и подразделение, в котором он работает;
- список работников, отпуск которых попадает в период утверждаемого отпуска;
- мероприятия, попадающие в период утверждаемого отпуска;
- дата планируемого увольнения.
Учет этих причин позволяет формализовать процедуру принятия решения по предоставлению отпусков.
Инструменты планирования отпуска :
- документ «Планирование отпуска»;
- инструмент утверждения отпусков;
- Отчеты по планируемым отпускам - «График отпусков», «Фактические отпуска» и «Исполнение графика отпусков».
Все вышеперечисленные инструменты планирования отпусков вызываются из меню «Управление персоналом» - «Персонал» - «Отпуска» (интерфейс «Полный»).
Документ «Планирование отпуска» осуществляет планирование ежегодных отпусков работников предприятия, т.е. указывается список работников и периоды их отпусков.
В документе указывается автор документа (поле «Ответственный») и решение по введены планам. В качестве решения возможны варианты: «подготовлен», «утвержден», «отклонен».
При редактировании документа следует помнить, что утверждается не отпуск, а весь документ целиком, содержащий несколько отпусков. Поэтому нецелесообразно вносить в один документ отпуска с разной вероятностью утверждения.
Автоматическое заполнение (кнопка «Заполнить») позволяет автоматически занести в табличную часть документа работников организации, отобранных по произвольным критериям. При проведении документа производится проверка непротиворечивости получающегося графика.
Инструмент для утверждения отпусков
Инструмент позволяет провести процедуру утверждения для каждого отпуска в отдельности и документа целиком.
В этом инструменте реализованы следующие возможности:
- собирает и предоставляет данные для формализации принятия решения об утверждении отпуска;
- проводит проверки корректности ввода отпусков с построением отчета об ошибках и предупреждениях;
- графическая иллюстрация текущей ситуации с планируемыми отпусками;
- подготовка отчета о принятых решениях.
В левой части формы расположены списки отпусков: на одной закладке все запланированные, но не утвержденные отпуска, на другой - список документов с отпусками. В списках можно вводить комментарии.
В правой части формы так же две закладки: на одной закладке расположены график и диаграмма запланированных отпусков; на другой закладке отображаются справки. Справки и графики призваны помочь в принятии решения.
Порядок утверждения отпусков :
- два раза кликнуть мышью в строку, помеченную «вопросиком», появится справка на отпуск для данного сотрудника, или для проверки всех отпусков нажать кнопку;
- принять решение и отметить его нажатием кнопок «Утвердить» или «Отклонить»;
- в колонку «Комментарий» можно вписать свой комментарий, который будет распечатан в отчете о результатах утверждения отпусков;
- после утверждения всех отпусков (или какой-то части отпусков) нажмите кнопку «Провести утвержденные документы». Документы, в которых все отпуска имеют пометку «утвержден» будут проведены, и содержащиеся в них отпуска станут частью графика отпусков.
График показывает количество отпускников во времени. Отпуск, отмеченный в таблице, подсвечивается на графике. Диапазон графика устанавливается автоматически по датам запланированных отпусков и может быть установлен в правом верхнем углу графика. На графике разными цветами выделены запланированные, утвержденные и реализованные отпуска, выделенный отпуск.
Кнопка «Справка об отпуске» предназначена для формализации принятия решения и содержит следующую информацию:
- размер доступного работнику отпуска на день планируемого ухода в отпуск, который рассчитывается по формуле: размер «заработанного» отпуска минус сумма размеров всех утвержденных отпусков. Размер «заработанного» отпуска рассчитывается исходя из 28 календарных дней отпуска за каждый прошедший календарный год с момента приема на работу;
- должность работника и подразделение, в котором он числится;
- информация о намеченном увольнении (если имеется);
- сообщения об ошибках и предупреждения (если имеется);
- список работников, отпуск которых попадает в период анализируемого отпуска;
- список мероприятий, которые попадают в период анализируемого отпуска;
- данные для расчета доступного отпуска;
- список документов на отпуска для данного сотрудника.
Кнопка «Общая справка об отпуске» предназначена для анализа состояния отпусков, здесь по всем сотрудникам собрана следующая информация:
- размер заработанного отпуска;
- размер утвержденного отпуска (из графика отпусков);
- данные о последнем отпуске.
«Отчет за сеанс работы». В данной справке две части: в первой части список документов и отпусков, прошедших утверждение (отпуска, которые в них содержатся, внесены в график отпусков); во второй части - документы и отпуска, которые не были внесены в график отпусков с комментариями лица, принимавшего решение (если таковые вносились).
Отчеты по графику отпусков
Отчет «График отпусков» представляет собой результат планирования отпусков. В результате отображается диаграмма графика отпусков за указанный период. Список сотрудников в отчете можно сформировать как по подразделениям, так и по должностям.
В отчете «Фактические отпуска» выводятся данные в виде также в виде диаграммы, но отражаются только фактические отпуска за указанный период.