Сложно представить фирму, которая не печатает документы, не подписывает их и не делает записей. Другими словами обходится без канцтоваров. Они учитываются в составе материально-производственных запасов. Отражают данный вид материалов по цене приобретения (указанной в документах), включая затраты на доставку. Канцелярские товары приобретают либо напрямую через поставщика, либо через подотчетных лиц организации.
Поступление канцтоваров
Канцтовары, как и материалы, учитывают на . Субсчет организация вольна выбрать самостоятельно. Для канцтоваров обычноиспользуют субсчета , или . В зависимости от вида приобретения счет 10 корреспондирует по кредиту со счетами 60 и 71.
- Первый способ приобретения канцелярских товаров – покупка у поставщика: Дебет 10 Кредит 60.
- Второй способ – выдача денежных средств для подотчетнику. Приобретенные ТМЦ ставят на учет: Дебет 10 Кредит 71.
Организация закупила у поставщика 3 коробки бумаги для печати стоимостью 2250 руб. (НДС 343 руб.) и 4 упаковки ручек за 327 руб. (НДС 50 руб.). Также были приняты от 3 блокнота стоимостью 294 руб., приобретенные на выданные ему денежные средства.
Проводки:
| Счет Дт | Счет Кт | Описание проводки | Сумма проводки | Документ-основание |
| 2577 | Выписка банка | |||
| Приняты к учету канцтовары | 2184 | Товарная накладная, Форма М-4 | ||
| Учтен входной НДС | 393 | Товарная накладная, Счет-фактура | ||
| 19 | НДС принят к вычету | 393 | Счет-фактура | |
| 71 | 50 | 300 | Расходный кассовый ордер | |
| 71 | Приняты канцтовары от подотчетного лица | 294 | Товарный чек | |
| 50 | 71 | Оставшиеся деньги, выданные работнику, возвращены в кассу | 6 | Приходный кассовый ордер |
Списание канцтоваров
Списание канцтоваров производится одним из трех методов:
- Метод ФИФО
- По средней себестоимости
Использовать метод списания по себестоимости каждой единицы не целесообразно для данного вида МПЗ. Поэтому в учетной политике нужно закрепить один из оставшихся.
Средняя себестоимость может рассчитываться способом взвешенной оценки: расчет на основании данных о стоимости и количестве материалов на начало месяца и всех поступлений за расчетный период. Либо способом скользящей оценки: количество и стоимость материалов на начало месяца и все
Правила установления срока полезного использования (СПИ) для целей налога на прибыль установлены статьей 258 Налогового кодекса Российской Федерации (НК РФ). Они близки к таковым для бухгалтерского учета, но все-таки отличаются.
Сроком полезного использования признается период, в течение которого объект основных средств или объект нематериальных активов служит для выполнения целей деятельности налогоплательщика. Срок полезного использования определяется налогоплательщиком самостоятельно на дату ввода в эксплуатацию данного объекта амортизируемого имущества (п. 1 ст. 258 НК РФ).
Для налога на прибыль, установление срока полезного использования предусмотрено только во временном выражении. Не предусматривается установление срока полезного использования в объеме произведенной продукции (такой способ возможен в бухгалтерском учете).
Амортизационные группы
НК РФ распределяет все основные средства по 10 . Поэтому, как правило, основная задача определить, к какой амортизационной группе относится наш объект основных средств, после чего, устанавливаем срок полезного использования исходя из сроков, установленных для этой группы.
Амортизируемое имущество объединяется в следующие десять амортизационных групп (п. 3 ст. 258 Налогового кодекса Российской Федерации):
Выбор СПИ в пределах амортизационной группы
Для каждой амортизационной группы установлен срок полезного использования в виде интервала. Например, для 7-й амортизационной группы - свыше 15 лет до 20 лет включительно. Это означает, что мы вправе своим решением выбрать любой срок полезного использования в пределах этого интервала.
Пример
Для 7-й амортизационной группы можно установить СПИ от 15 лет и 1 месяца и до 20 лет включительно.
Обратите внимание, что нижний интервал сформулирован как "свыше", то есть срок в 15 лет относится не к 7-й амортизационной группе, а к 6-й. Седьмая амортизационная группа начинается со СПИ 15 лет и 1 месяц.
Мы вправе установить любой СПИ в пределах интервала для амортизационной группы.
Иногда это решение определют в учетной политике организации. К примеру, в учетной политике можно записать, что организация устанавливает минимальный (максимальный, иной) СПИ в пределах каждой группы. Тогда организация должна следовать своей учетной политике. Если же в учетной политике не определить такого порядка, то принимать решение о СПИ можно каждый раз исходя из ситуации. Вы можете один объект основных средств принять к учету в составе 7-й группы, как 16 лет и 2 месяца, а другой, как 19 лет.
СПИ устанавливается в месяцах, поэтому срок может быть не равен целым годам.
Для прибыльных компаний обычно выгоднее устанавливать СПИ минимальный из возможных. Для убыточных, возможно лучше устанавливать максимальный СПИ.
Алгоритм определения срока полезного использования
Алгоритм определения срока полезного использования следующий:
1) Определяем амортизационную группу объекта основных средств по Классификации основных средств
Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 N 1 утверждена . Это довольно объемный документ, в котором основные средства распределены по амортизационным группам. В Классификации указывается (общероссийский классификатор основных фондов), наименование и примечание.
В пределах амортизационных групп, основные средства сгруппированы по подгруппам - Машины и оборудование, Средства транспортные, Сооружения и передаточные устройства, Здания, Жилища, Насаждения многолетние, Скот рабочий.
Пример
Определяем амортизационную группу персонального компьютера.
В , утв. Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 N 1 во Второй амортизационной группе указано:
Код ОКОФ 330.28.23.23 - Машины офисные прочие (включая персональные компьютеры и печатающие устройства к ним; серверы различной производительности; сетевое оборудование локальных вычислительных сетей; системы хранения данных; модемы для локальных сетей; модемы для магистральных сетей).
Соответственно, персональный компьютер относится ко второй амортизационной группе. Срок полезного использования Персонального компьютера устанавливается в интервале от 2 лет и 1 месяца и до 3 лет.
Обратите внимание, что активы стоимостью до 100 000 рублей могут списываться на расходы единовременно (п. 1 ст. 256 и п. 1 ст. 257 Налогового кодекса России (НК РФ)).
Пример
Определяем срок полезного использования легкового автомобиля Ниссан альмера. В находим:
К третьей амортизационной группе (срок полезного использования свыше 3 и до 5 лет) относятся:
Автомобили легковые (код ОКОФ 310.29.10.2).
Соответственно, включаем легковой автомобиль в третью амортизационную группу и установливаем любой срок в интервале от 3 лет и 1 месяц и до 5-х лет.
Пример
Определяем срок полезного использования грузового автомобиля грузоподъемностью 0,4 т. В находим:
Автомобили грузовые с дизельным двигателем, имеющие технически допустимую максимальную массу не более 3,5 т (код ОКОФ 310.29.10.41.111)
Автомобили грузовые с бензиновым двигателем, имеющие технически допустимую максимальную массу не более 3,5 т (код ОКОФ 310.29.10.42.111)
Соответственно, включаем грузовой автомобиль в третью амортизационную группу и установливаем любой срок в интервале от 3 лет и 1 месяц и до 5-х лет.
Если мы нашли свой объект основных средств в , то задача решена. Если не нашли, то переходим к следующим пунктам нашего алгоритма действий.
2) Определяем амортизационную группу объекта основных средств с помощью ОКОФ
Может оказаться, что Вашего объекта основных средств нет в . Это связано с тем, что в основные средства детализированы до уровня класса. А каждый объект основных средств является одним из видов, который входит в какой-либо класс.
В такой ситуации нам потребуется . В основные средства указаны до уровня вида. Поэтому, нередко нужно сначала определить код основного средства. Затем, по коду определить класс основных средств. После чего, согласно найти амортизационную группу и, соответственно, установить срок полезного использования.
Пример
Определяем амортизационную группу приобретенной Цифровой видеокамеры.
В такого объекта ОС нет (так как там указаны укрупненные позиции основных средств до уровня группы).
В ОКОФ находим под кодом 330.26.70.13 "Видеокамеры цифровые". Этот вид основных средств входит в группу "Приборы оптические и фотографическое оборудование ", код ОКОФ 330.26.70.
По коду ОКОФ 330.26.70 находим в Классификации ОС в третьей амортизационной группе:
Приборы оптические и фотографическое оборудование (код ОКОФ 330.26.70)
Соответственно, Цифровая видеокамера относится к 3-й амортизационной группе (срок полезного использования свыше 3 лет и до 5 лет включительно).
3) Определяем СПИ объекта, отсутствующего к ОКОФ и в Классификации ОС
Следует отметить, что не все виды объектов основных средств можно найти в и в . Для тех видов основных средств, которые не указаны в этих справочниках, срок полезного использования устанавливается налогоплательщиком в соответствии с техническими условиями или рекомендациями изготовителей (п. 6 ст. 258 Налогового кодекса России).
Пример
Автокраны не указаны в Классификации. В свидетельстве о приемке (сертификате) было указано, что срок службы крана установлен при 1,5 сменной работе в паспортном режиме 10 лет. Исходя из этого, налогоплательщик правомерно отнес основное средство к 5-й группе.
(Постановление ФАС Дальневосточного округа от 19.05.2010 N Ф03-3239/2010 по делу N А16-1033/2009).
Пример
Прорезь для провозки живой рыбы не указана в Классификации. "Прорезь для провозки живой рыбы" является водоходной емкостью, используемой в процессе вылова рыбы, как на реке, так и на море. Исходя из существовавших у налогоплательщика документов, основное средство было отнесено к 5-й амортизационной группе.
Как отразить в учете расходы на оборудование - раздельно или сформировать одно основное средство на общую стоимость?
Собственник торгового делового центра в 2013 году новые системы спринклерного и дренчерного пожаротушения, а также систему дымоудаления.
В связи с этим в этом году начались работы по переводу здания на 1 категорию электроснабжения, собственником были приобретены шкафы распределительные, щиты, кабели силовые, дизель-генератор (шкафы распределительные, щиты, кабели силовые являются оборудованием, работающим совместно с дизель-генератором). Стоимость единицы оборудования - разная, есть больше 40 000 рублей, есть меньше.
Порядок учета на балансе организаций (за исключением и бюджетных) объектов основных средств регулируется ПБУ 6/01 "Учет основных средств" (далее - ПБУ 6/01), Методическими указаниями по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденными приказом от 13.10.2003 N 91н, и Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденным приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н (далее - План счетов).
Согласно п. 4 ПБУ 6/01 актив принимается организацией к бухгалтерскому учету в качестве основных средств, если одновременно выполняются следующие условия:
Объект предназначен для использования в производстве продукции, при выполнении работ или оказании услуг, для управленческих нужд организации либо для предоставления организацией за плату во временное владение и пользование или во временное пользование;
Объект предназначен для использования в течение длительного времени, то есть срока продолжительностью свыше 12 месяцев или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев;
Организация не предполагает последующую перепродажу данного объекта;
Объект способен приносить организации экономические (доход) в будущем.
Активы, в отношении которых выполняются условия, предусмотренные в п. 4 ПБУ 6/01, и стоимостью в пределах лимита, установленного в учетной организации, но не более 40 000 рублей за единицу, могут отражаться в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности в составе материально-производственных запасов (абзац 4 п. 5 ПБУ 6/01).
В соответствии с п. 6 ПБУ 6/01 единицей бухгалтерского учета основных средств является инвентарный объект. Инвентарным объектом основных средств признается объект со всеми приспособлениями и принадлежностями или отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций, или же обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое и предназначенный для выполнения определенной работы. Комплекс конструктивно сочлененных предметов - это один или несколько предметов одного или разного назначения, имеющих общие приспособления и принадлежности, общее управление, смонтированные на одном фундаменте, в результате чего каждый входящий в комплекс предмет может выполнять свои функции только в составе комплекса, а не самостоятельно.
Как мы поняли, перечисленное в оборудование (шкафы распределительные, щиты, кабели силовые) представляет собой комплекс конструктивно сочлененных предметов, предназначенный для выполнения определенной работы (для бесперебойного электроснабжения здания). То есть данные активы следует учесть в качестве единого инвентарного объекта - дизель-генератора.
Первоначальная стоимость такого объекта будет складываться их стоимости всего оборудования поименованного в вопросе. Кроме того в первоначальную стоимость "войдут" затраты на доставку, на доведение до состояния, пригодного к использованию (например, монтаж) и другие подобные затраты, в случае, если они имели место (п. 8 ПБУ 6/01). Срок полезного использования объекта основных средств устанавливается на основании п. 20 ПБУ 6/01, при его определении учитываются технические характеристики, требования техники безопасности, предположительный физический износ, ограничения использования объекта и другие факторы. Выбранный срок специальная комиссия должна обосновать в приказе о вводе объекта в эксплуатацию. При определении срока полезного использования в бухгалтерском учете организация вправе, но не обязана руководствоваться положениями Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы (далее - Классификация), утвержденной постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 N 1, обязательной для целей налогового учета.
При отнесении объекта основных средств к амортизационной группе по Классификации следует руководствоваться Общероссийским классификатором основных фондов ОКОФ (ОК 013-94), утвержденным постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 N 359.
Кроме того, с учетом того факта, что конечным результатом установки рассматриваемого оборудования будет являться перевод здания на 1 категорию электроснабжения, то есть к повышению его технико-экономических показателей, установку такого оборудования можно рассматривать как реконструкцию здания. В этом случае на стоимость дизель-генератора и других объектов следует увеличить первоначальную стоимость здания (п. 14 ПБУ 6/01), при этом может быть пересмотрен оставшийся срок полезного использования здания (п. 20 ПБУ 6/01).
Конечное решение, какой из предложенных вариантов (реконструкция или учет отдельного объекта ОС) выбрать, организации необходимо принять самостоятельно, основываясь на своих субъективных профессиональных суждениях. В пользу первого из предложенных вариантов (учет отдельного объекта ОС) также можно привести такой аргумент.
Согласно норме абзаца 2 п. 6 ПБУ 6/01 в случае наличия у одного объекта нескольких частей, сроки полезного использования которых существенно отличаются, каждая такая часть учитывается как самостоятельный инвентарный объект.
Не вызывает сомнения тот факт, что срок службы дизель-генератора (и иных объектов, поименованных в тексте вопроса) значительно меньше, чем срок службы здания. Поэтому в стоимости здания эти активы могут не учитываться.
Эксперты службы Правового консалтинга Лазукова Екатерина, Вячеслав
И.В. Артемова,
главный бухгалтер, консультант
С приобретением канцелярских товаров в процессе своей деятельности сталкивается каждое учреждение. Канцелярские расходы включают затраты на закупку разных товаров, которые могут учитываться как материалы или как основные средства.
Что относится к канцелярским товарам?
Канцелярские товары - это изделия для переписки и оформления документации.
Согласно Общероссийскому классификатору видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОКДП) ОК 004-93 к канцелярским товарам относятся:
| 1. | Канцелярская техника (код 3000000), а именно: |
| - | счетные машины, кассовые аппараты, билетные автоматы и аналогичное оборудование, включающее счетное устройство, приборы и инструменты математические (коды 3010150 - 3010197); |
| - | оборудование канцелярское фотокопировальное, копировально-множительное (коды 3010210 - 3010282); |
| - | оборудование канцелярское прочее (коды 3010300 - 3010460); |
| - | детали и принадлежности, включая расходные материалы для средств автоматизации управленческого и инженерно-технического труда (коды 3010480 - 3010542). |
| 2. | Канцелярские принадлежности (код 3699010) - ручки и карандаши, подставки для ручек, линейки, точилки, доски и мел, кнопки и скрепки. |
| 3. | Канцелярские изделия (коды 2109111 - 2109119) - бумага, конверты, книги учета, папки и регистраторы. |
Так как переписка и оформление документации зачастую требуют нанесения на документы и письма различных печатей и штампов, то к канцелярским принадлежностям также могут относиться штемпельные принадлежности (подушки, краски), печати и штампы, а также датеры и нумераторы.
Расходы на канцтовары и КОСГУ
В зависимости от экономического смысла производимых расходов канцелярские товары могут оплачиваться за счет разных статей КОСГУ.
КОСГУ 310 и 340
Как правило, канцелярские товары относятся к материальным запасам учреждения (КОСГУ 340) или к основным средствам (КОСГУ 310). У учреждений регулярно возникают вопросы, к какому виду активов - материалам или основным средствам - следует относить те или иные канцтовары.
В письмах Федерального казначейства от 06.06.2007 № 42-7.1-17/2.2-200 и от 16.04.2007 № 42-2.2-04/6а было разъяснено, что расходы на оплату договоров на приобретение нефинансовых активов (в частности, канцелярских наборов, дыроколов, степлеров, антистеплеров, датеров, самонаборных штампов, канцелярских ножей, ножниц, точилок для карандашей, ножниц, лотков и зажимов для бумаг, папок, корзин для мусора, книг учета, журналов регистрации и т. п.) можно относить на статью 310 "Увеличение стоимости основных средств" или на статью 340 "Увеличение стоимости материальных запасов" в соответствии с критериями отнесения к объектам основных средств или материальных запасов.
Критерии отнесения к основным средствам или материальным запасам установлены Инструкцией по применению Единого плана счетов, утв. приказом Минфина России
Как и в случае с любым другим имуществом учреждения, порядок отнесения этих объектов к тому или иному виду имущества, прежде всего определяется сроком его полезного использования. Если «полезный» срок ценностей превышает 12 месяцев, их отражают в составе основных средств по соответствующим аналитическим счетам счета 0 101 00 000 «Основные средства». Если этот срок составляет 12 месяцев или меньше, указанное имущество учитывают в составе материальных запасов и отражают по соответствующим счетам счета 0 105 00 000 «Материальные запасы».
Флэш-карта является внешним запоминающим периферийным устройством. Согласно Общероссийскому классификатору основных фондов ОК 013-94 (ОКОФ) им присвоен код 14 3020340 «Устройства запоминающие внешние». При этом в соответствии с Классификацией основных средств, включаемых в амортизационные группы (утв. Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 № 1), срок полезного использования данного нефинансового актива составляет 3 года. Таким образом, в общем случае флэш-карта должна быть учтена в качестве основного средства.
Соответственно, расходы по ее приобретению должны быть отнесены за счет статьи 310 «Увеличение стоимости основных средств» КОСГУ.
Калькуляторы, являются, по сути, средствами механизации и автоматизации управленческого и инженерного труда (код по ОКОФ 14 3010000). Такие ценности можно отнести к оргтехнике (коды по ОКОФ 14 3010020, 14 3010180, 14 3010190). Соответственно, срок полезного использования данного нефинансового актива составляет 7 лет. Следовательно, в общем случае калькуляторы также должны быть учтены учреждением в качестве основных средств с отнесением расходов по их приобретению за счет статьи 310 «Увеличение стоимости основных средств» КОСГУ.
Мнение специалиста
Окончательное решение об отнесении такого имущества, как флэш-карты и калькуляторы, к основным средствам (материальным запасам) может быть принято только соответствующими должностными лицами учреждения исходя из конкретных характеристик приобретаемых активов. Как правило, данные нефинансовые активы относят к основным средствам и приобретают за счет статьи 310 «Увеличение стоимости основных средств» КОСГУ. В то же время вовсе не исключено, что срок полезного использования отдельных видов данных нефинансовых активов, определенный в установленном порядке, не будет превышать 12 месяцев. А следовательно, и приобретение таких активов будет осуществляться за счет статьи 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ.
А. Семенюк , Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
В. Пименов , Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
По материалам книги-справочника "Годовой отчет бюджетных и автономных учреждений "
под редакцией В.Верещаки