Инструкция
Для осуществления выдачи денежных сумм через кассу организации необходимо иметь кассовую книгу. В ней ведется учет по всем операциям с наличными средствами. Данные можно заносить как через компьютер, так и в ручную с помощью приходных и расходных кассовых документов (форма №КО-3).
Заполнять или распечатывать кассовую книгу не нужно, нужны лишь те дни, в которых осуществлялись операции по кассе. Ведется вручную, в конце периода, книга прошивается, пронумеровывается, скрепляется печатью и подписью руководителя.
Любая выдача денежных сумм расходным кассовым ордером (форма № КО-2). Он на одну операцию или же на несколько однотипных, например, на выплату заработной платы. В случае нескольких однотипных операций к ордеру прилагаются подтверждающие документы, например, платежная ведомость.
В расходном кассовом необходимо указать основание выдачи денежной суммы, лицо, которому они выдаются и приложение. Основанием могут быть следующие формулировки: «выдано подотчет», «выплачена заработная плата» и прочие. Приложениями являются ведомости, заявление работника и прочие.
Получив денежную сумму подотчет, сотрудник должен расписаться в расходном кассовом ордере. Затем по истечению времени ему необходимо отчитаться перед бухгалтерией. Подтверждающими документами являются чеки, квитанции, накладные, в которых должен быть прописан данный сотрудник.
Для того чтобы подтвердить расходы, они должно быть экономически обоснованы. Если все в норме, то на сумму по документу составляется авансовый отчет.
Если денежные суммы из кассы выдаются на зарплату, то работникам достаточно расписаться в платежной ведомости, а тот, кто выдает заработную плату, например, кассир, должен расписаться в расходном кассовом ордере.
Выданные суммы подотчет, должны быть возвращены или подтверждены не позднее того срока, который указан в приказе руководителя о распоряжении выдачи денежных сумм из кассы. Но не стоит устанавливать слишком большой срок, дабы не навлечь подозрения проверяющих. При командировочных расходах сотрудник должен отчитаться в течение трех дней после возвращения на рабочее место.
Денежные суммы, выданные через кассу организации, бухгалтер должен оприходовать на счете 50 «Касса», к которому могут дебетироваться счета: 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (при оплате заработной платы), 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (при выдаче подотчет на нужды организации), 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (при оплате поставщику).
У бухгалтеров и кассиров-операционистов возникает немало вопросов относительно расчетов наличными: как расходовать деньги из кассы и так далее. В Письме ЦБ РФ № 190-Т от 04.12.2007 Центральный банк дал пояснения, на которые и следует опираться.
Инструкция
Согласно указанному документу, есть лимит на расчет наличными. И лимит этот составляет 100 000 рублей. Но это ограничение действует лишь в том случае, если расходование средств происходит в рамках одного договора с одним контрагентом. При этом не важно, производится ли расчет сразу всей суммой или частями. Бухгалтер предприятия должен учитывать каждую сумму и контролировать, когда она станет критической. Далее все расчеты могут проводиться лишь через расчетный счет. Если договор заключен на длительный срок, то возникают некоторые сложности при контроле.
Если с одним и тем же контрагентом заключено несколько договоров, то вы вправе по каждому из них вести наличные расчеты в рамках 100 000 рублей. Например, 1 апреля 2012 года ООО «Восток» выплатило 55 000 рублей наличными ООО «Запад» в поставки №1, 15 апреля ООО «Восток» произвело расчет наличными с ООО «Запад» по договору поставки №2 в размере 75 000 рублей. В этом случае требование «Банка России» соблюдено, никаких претензий со стороны налогового органа быть не может.
Прием наличных денег от организации может осуществляться с предъявлением представителем организации оформленной в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенности на сдачу наличных денег в кредитную организацию, ВСП.
Прием наличных денег кассовым работником от физических лиц для зачисления на банковские счета, счета по вкладам осуществляется по приходным кассовым ордерам .
Прием наличных денег кассовым работником для осуществления операции по переводу на территории Российской Федерации денежных средств по распоряжению физического лица без открытия банковского счета в кредитной организации, ВСП оформляется приходным кассовым ордером или отражается в реестре переводов, составляемом в произвольной форме.
В реестре переводов указываются: фирменное наименование кредитной организации или наименование филиала, или наименование ВСП, дата составления реестра переводов, фамилия, имя, отчество (если последнее имеется) физического лица - вносителя, фамилия, имя, отчество (если последнее имеется) физического лица - получателя или наименование организации - получателя, сумма наличных денег, принятых для осуществления операции по переводу, сумма комиссионного вознаграждения (в случае его взимания), итоговые суммы принятых наличных денег, иная информация, необходимая кредитной организации, фамилия, инициалы кассового работника, а также проставляется подпись кассового работника.
В случае составления реестра переводов приходные кассовые ордера оформляются на итоговые суммы принятых наличных денег, указанные в реестре переводов.
В кредитной организации, ВСП прием наличных денег от организации, входящей в систему Банка России, в случае осуществления ею кассовых операций по приему и обработке наличных денег клиентов кредитной организации осуществляется по приходному кассовому ордеру , оформленному на общую сумму сдаваемых наличных денег, вместе с накладными к сумкам , распечатками автоматических сейфов, реестром проведенных организацией, входящей в систему Банка России, кассовых операций по приему и обработке наличных денег клиентов кредитной организации (далее - реестр организации, входящей в систему Банка России). Форма реестра организации, входящей в систему Банка России, порядок его представления в кредитную организацию, ВСП определяются договором, заключаемым сторонами, участвующими в осуществлении указанной кассовой операции.
3.2. Приходный кассовый документ составляется клиентом или бухгалтерским работником кредитной организации, ВСП.
После соответствующей проверки и оформления бухгалтерским работником приходный кассовый документ передается кассовому работнику, клиенту выдается отрывной талон к приходному кассовому документу для предъявления в кассу.
В случае выполнения обязанностей бухгалтерского работника кассовым работником отрывной талон от приходного кассового документа не отделяется. Отрывной талон от приходного кассового документа может не отделяться в случае использования кредитной организацией, ВСП жетонов или других средств, идентифицирующих клиента.
При приеме наличных денег от организации, входящей в систему Банка России, в случае осуществления ею кассовых операций по приему и обработке наличных денег клиентов кредитной организации приходный кассовый ордер оформляется на основании реестра организации, входящей в систему Банка России, и после соответствующей проверки и оформления бухгалтерским работником передается вместе с распечатками автоматических сейфов кассовому работнику.
3.3. Кассовый работник проверяет в приходном кассовом документе наличие подписи бухгалтерского работника и ее соответствие имеющемуся образцу, сверяет соответствие сумм наличных денег цифрами и прописью, передает клиенту приходный кассовый документ для проставления его подписи и принимает наличные деньги.
Наличные деньги от клиентов принимаются полистным, поштучным пересчетом.
Прием наличных денег от другой кредитной организации, ВСП другой кредитной организации может осуществляться полными и неполными пачками банкнот по надписям на верхних накладках пачек банкнот с проверкой количества корешков, правильности и целости упаковки пачек банкнот и пломб, оттисков клише, наличия необходимых реквизитов на верхних накладках пачек банкнот, пломбах, оттисках клише, мешками с монетой - по надписям на ярлыках к мешкам с монетой с проверкой правильности и целости мешков с монетой и пломб, наличия необходимых реквизитов на пломбах и ярлыках к мешкам с монетой.
Наличные деньги принимаются кассовым работником таким образом, чтобы клиент мог наблюдать за действиями указанного работника.
В кредитной организации, ВСП прием наличных денег от организации, входящей в систему Банка России, в случае осуществления ею кассовых операций по приему и обработке наличных денег клиентов кредитной организации осуществляется полными, неполными, неполносборными пачками банкнот, мешками с монетой или сумками с наличными деньгами в порядке, определенном договором, заключаемым сторонами, участвующими в осуществлении указанной кассовой операции.
3.4. После приема наличных денег кассовый работник сверяет сумму, указанную в приходном кассовом документе, с суммой наличных денег, оказавшихся при приеме, и при их соответствии подписывает все экземпляры приходного кассового документа.
При приеме наличных денег от организации квитанция 0402001 с проставленным оттиском штампа кассы выдается организации для подтверждения приема наличных денег, ордер 0402001 передается бухгалтерскому работнику.
В подтверждение приема наличных денег от физического лица для зачисления на счет по вкладу по договору банковского вклада бухгалтерским работником производится запись в сберегательной книжке, которая заверяется подписями бухгалтерского и кассового работников. Если при открытии счета по вкладу по договору банковского вклада сберегательная книжка не оформлялась, физическому лицу выдается подписанный кассовым работником второй экземпляр приходного кассового ордера 0402008 с проставленным оттиском штампа кассы.
При приеме наличных денег для осуществления операции по переводу на территории Российской Федерации денежных средств по распоряжению физического лица без открытия банковского счета в кредитной организации, ВСП физическому лицу выдается документ, предусмотренный Положением Банка России от 19 июня 2012 года N 383-П "О правилах осуществления перевода денежных средств", зарегистрированным Министерством юстиции Российской Федерации 22 июня 2012 года N 24667, 14 августа 2013 года N 29387, 19 мая 2014 года N 32323 ("Вестник Банка России" от 28 июня 2012 года N 34, от 28 августа 2013 года N 47, от 28 мая 2014 года N 46), а также подписанный кассовым работником второй экземпляр приходного кассового ордера с проставленным оттиском штампа кассы, если приходный кассовый ордер 0402008 оформляется на каждую операцию по приему наличных денег для осуществления операции по переводу на территории Российской Федерации денежных средств по распоряжению физического лица без открытия банковского счета в кредитной организации, ВСП.
3.5. При несоответствии фактической суммы наличных денег и суммы, указанной в объявлении на взнос наличными (приходном кассовом ордере ), организации (организации, входящей в систему Банка России) предлагается заново составить объявление на взнос наличными 0402001 (приходный кассовый ордер 0402008) на фактически вносимую сумму наличных денег.
При этом кассовый работник перечеркивает первоначально составленное объявление на взнос наличными (приходный кассовый ордер ), на обороте перечеркнутой квитанции 0402001 (второго экземпляра приходного кассового ордера 0402008) указывает фактически принимаемую сумму наличных денег, проставляет подпись и передает бухгалтерскому работнику для проверки и оформления вновь составленного объявления на взнос наличными 0402001 (приходного кассового ордера 0402008).
В случае расхождения суммы наличных денег, вносимых физическим лицом, с суммой, указанной в приходном кассовом ордере 0402008 , кассовый работник предлагает довнести недостающую сумму наличных денег или возвращает излишне внесенную сумму наличных денег. Если физическое лицо отказалось довнести недостающую сумму наличных денег, кассовый работник перечеркивает все оформленные экземпляры приходного кассового ордера 0402008, на обороте второго экземпляра приходного кассового ордера 0402008 указывает фактически принимаемую сумму наличных денег, проставляет подпись и передает бухгалтерскому работнику для оформления вновь составленного приходного кассового ордера 0402008.
Перечеркнутые объявление 0402001 и ордер 0402001 , первый экземпляр приходного кассового ордера 0402008 уничтожаются.
Если наличные деньги не были внесены клиентом в кассу, приходный кассовый документ уничтожается.
Приходный кассовый документ, по которому не были внесены наличные деньги клиентом в кассу, перечеркнутые объявление 0402001, ордер 0402001 и первый экземпляр приходного кассового ордера 0402008 уничтожаются любым способом, исключающим возможность их восстановления.
3.6. Принятые в кассу наличные деньги могут передаваться кассовым работником заведующему кассой в течение рабочего дня с проставлением подписи заведующим кассой в книге 0402124 . Объявления 0402001 , первые экземпляры приходных кассовых ордеров 0402008 сдаются кассовым работником заведующему кассой по завершении рабочего дня. До передачи наличных денег кассовый работник должен убедиться в том, что их фактическое наличие соответствует сумме, указанной в принятых кассовых документах.
3.7. Организации могут сдавать наличные деньги для зачисления сумм денежных средств на банковские счета через автоматическое приемное устройство.
При вложении наличных денег в автоматическое приемное устройство представитель организации вводит персональный код, пароль или другие предусмотренные договором банковского счета или другим договором данные, идентифицирующие организацию, и банковский счет, на который зачисляется сумма денежных средств. После вложения в автоматическое приемное устройство наличных денег представитель организации выводит распечатку автоматического приемного устройства, подтверждающую проведение операции по сдаче наличных денег для зачисления суммы денежных средств на банковский счет, в которой содержится информация об организации, кредитной организации, идентификаторе автоматического приемного устройства, дате и времени вложения наличных денег в автоматическое приемное устройство, банковском счете и сумме вложенных наличных денег.
Выдача наличных денег из кассы
Прием наличных денег в кассу
Порядок действий при оформлении кассовых документов кассиром
Кассир при получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов:
· проверяет наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц, на это уполномоченных;
· проверяет правильность оформления документов;
· проверяет наличие перечисленных в документах приложений. В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления.
В случае соблюдения всех перечисленных выше требований и соответствия документов кассир принимает наличные деньги.
При приеме наличных денег кассир проверяет их платежеспособность в соответствии с Признаками платежеспособности банкнот и монеты Банка России установленными ЦБ РФ Приказом от 25.03.97 № 02-101 (ред. от 23.04.2001).
Полученная кассиром сумма должна соответствовать указанной в приходном кассовом ордере.
После приема денег кассир подписывает квитанцию и расшифровывает подпись (ставит фамилию и инициалы), заверяет печатью (штампом) кассира.
Квитанция к приходному кассовому ордеру подписанная главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным и кассиром, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата выдается на руки сдавшему деньги.
Приходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью от руки «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).
Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.
Выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам (форма КО-2) или надлежащие оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера.
Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.
Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами на это уполномоченными. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.
В случае соблюдения всех перечисленных выше требований и соответствия документов, кассир выдает наличные деньги.
При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир:
· требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя;
На предприятии выдача денег может производиться по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.
Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Доверенность остается в документах дня, как приложение к расходному кассовому ордеру.
· записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя;
Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей -прописью, копеек - цифрами.
· выдает деньги получателю.
При завершении операции кассир обязан подписать расходные кассовые ордера, а приложенные к ним расходные документы погасить штампом или надписью -«оплачено» с указанием числа месяца и года.
Порядок получения и выдачи денежных средств регулируется письмом Центрального Банка России об утверждении «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации» от 04.10.93 г. №18.
Согласно этому нормативному документу прием наличных денежных средств
кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам (ПКО)
, подписанным главным бухгалтером или лицом на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия.
О приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.
Выдача наличных денежных средств
из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам (РКО)
или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и другим) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами на это уполномоченными.
В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и других имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.
При выдаче денежных средств по РКО или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа, удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя. Если заменяющий РКО документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится.
Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.
Выдача денежных средств лицам, не состоящим в списочном составе предприятия
, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.
Выдача денег лицам, привлекаемым на сельскохозяйственные и погрузочно-разгрузочные работы, а также для ликвидации последствий стихийных бедствий, может производиться по ведомости. Ведомости составляются отдельно по каждой организации, работники которой были направлены на указанные работы, и заверяются, кроме подписи руководителя и главного бухгалтера предприятия - организатора работ, подписью уполномоченного соответствующей организации.
Выдачу денежных средств кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Доверенность остается в документах дня, как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости».
Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий
производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.
На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц на это уполномоченных.
В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни и другого), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам.
Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.
По истечении сроков оплаты труда (3-х рабочих дней), выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:
- в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;
- составить реестр депонированных сумм;
- в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: «Деньги по ведомости выдавал (подпись)». Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;
- записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер №____».
Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассиром в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.
Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.
Выдача денежных средств лицу для последующей сдачи в банк также производится на основании РКО. В подобных расходно-кассовых ордерах очень часто допускается ошибка. В поле «Получатель» правильно указывать не наименование кредитной организации, а ФИО лица, которому предстоит сдача денежных средств в банк на расчетный счет .
Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.
В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы.
Выдача приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.
Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.
При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:
- наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц на это уполномоченных;
- правильность оформления документов;
- наличие перечисленных в документах приложений.
В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).
ПКО и РКО, а также заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей регистрируются после их выдачи.
Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники. При этом в машинограмме «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров», составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению.
Для приема, хранения и выдачи наличных денег каждое предприятие имеет кассу. Общие принципы ведения кассовых операций регламентируются «Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации». Предприятия могут иметь в своей кассе наличность в пределах лимитов остатка денег в кассе. Лимиты остатка денежных средств и нормы использования выручки устанавливаются учреждениями банков по согласованию с руководителями предприятий. Всю денежную наличность сверх установленных лимитов предприятие обязано сдавать на расчетный счет в банк. Предприятие имеет право хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для оплаты труда, премий, выплаты пособий по социальному страхованию, стипендий, пенсий и только на срок не свыше трех рабочих дней, включая день получения денег в банке. В соответствии с правилами ведения кассовых операций каждое предприятие обязано соблюдать следующие правила:
1. Для обеспечения сохранности денежных средств с лицами, занимающимися кассовыми операциями, должен быть заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности.
2. С целью обеспечения сохранности денежных средств устанавливаются специальные требования к оборудованию кассовых помещений.
3. Инвентаризация кассовой наличности должна проводиться не реже одного раза в квартал или месяц по решению руководителя.
Существуют строгие требования к документации кассовых операций для предприятий всех форм собственности:
1) бланки кассовых документов должны быть строго типовой формы;
2) не допускаются в кассовых документах исправления и подчистки;
3) приходные и расходные кассовые ордера являются бланками строгой отчетности и выдаются кассиру в пронумерованном виде под роспись;
4) чековые книжки для расчетов и получения наличных денег с расчетного счета предприятия должны храниться в сейфе у главного бухгалтера предприятия, не допускается выдача незаполненных чеков;
5) все кассовые документы должны содержать все обязательные реквизиты, в противном случае они теряют юридическую силу.
Для оформления кассовых операций используют четыре основных документа: кассовую книгу, приходный и расходный кассовые ордера, акт инвентаризации денежных средств.
Кассовая книга выдается кассиру в пронумерованном и прошнурованном виде. Количество листов заверяется подписями руководителя, главного бухгалтера и скрепляется печатью. На предприятии одновременно должна быть одна кассовая книга. Она ведется под копирку в двух экземплярах. Отрывная часть кассовой книги является отчетом кассира.
Приходный кассовый ордер (ПКО) – это приказ–распоряжение, оформляющий поступление денежных средств в кассу. Состоит из двух частей:
– ордера, в котором заполняется поступившая сумма цифрами и прописью с указанием источника и причины поступления;
– квитанции к ПКО. Это отрывная часть, она выдается на руки лицу, сдавшему деньги
Расходный кассовый ордер (РКО) – это приказ–распоряжение на выдачу денежных средств из кассы предприятия. Состоит из двух частей:
– в первой указывается, кому и на какие цели выданы денежные средства, сумма цифрами и прописью;
– вторая часть представляет собой расписку лица, получившего денежные средства, с указанием основных реквизитов документа, удостоверяющего личность получателя и его роспись.
Акт инвентаризации денежных средств содержит следующие основные реквизиты:
– дату и место составления;
– состав комиссии;
– количество предъявленных денежных средств по купюрной и общей стоимости;
– количество и сумму денежных документов;
– количество бланков строгой отчетности.
В акте инвентаризации указывается документальный остаток денежных средств в кассе по последнему кассовому отчету, результат инвентаризации и отклонения. Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех денежных ценностей и за всякий причиненный в связи с их неправильным хранением ущерб предприятию. Ревизия кассы проводится внезапно комиссией, назначенной приказом руководителя в присутствии кассира. Хранение в кассе денег, не принадлежащих предприятию, запрещается, и при их обнаружении считаются излишком.
На обратной стороне акта материально ответственное лицо пишет объяснение о причинах излишков или недостачи, а руководитель предприятия указывает свое решение.
Выявленные излишки наличных денег приходуются с зачислением в доход предприятия:
Дебет 50 «Касса»
Кредит 91 «Прочие доходы и расходы».
В случае выявления недостачи суммы подлежат взысканию с материально ответственного лица:
Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
Кредит 50 «Касса».
По решению руководителя суммы взыскиваются с материально ответственного лица (кассира):
Дебет 73/3 «Расчеты по возмещению материального ущерба»
Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Сумма ущерба может быть погашена следующими способами:
а) путем внесения денег в кассу
Дебет 50 «Касса»
Кредит 73/3 «Расчеты по возмещению материального ущерба»;
б) путем вычета из заработной платы
Дебет 70 «Расчеты по оплате труда»
Кредит 73/3 «Расчеты по возмещению материального ущерба».